PRİM SİSTEMLERİ » METİN KASTRO

16 Temmuz 2015

PRİM Mİ? NEDEN?

Prim/ödüllendirme sistemleri muhtemelen dünya tarihinde iş hayatı ve ticaret varolduğundan beridir ortalıkta ve herkesin dilinde. Bu tür sistemlerin faydası, faydasızlığı ya da zararı çoğu zaman ölçümlenemediği gibi, fayda sağladığı durumlar ise sadece iyi düşünülmüş, çalışan psikolojisini anlayan, motivasyon noktalarını iyi belirlemiş bir sistemin kurulması ile ortaya çıkıyor.

Önce neden prim sistemine ihtiyaç olmadığını savunan yazar ve iş insanlarının tezlerine ve (belli konularda) aslında haklı oldukları noktalara bakalım. Sosyal psikoloji alanında yapılmış en az bir düzine çalışma belli bir prim sistemine dahil olmayıp bu konuda beklentisi olmayan çalışanların, prim kazanan çalışanlara göre eş değer ve hatta daha iyi bir performans çıkardıklarını gösteriyor. Bu tür çalışmaları okurken hep aklıma İsviçre’li bilim adamlarının yaptığı diş macunu ve şampuan çalışmaları gelir. Her zaman güvenilirliğinden şüphe edersiniz ama sonuçta ‘İsviçre’li işte biz daha mı iyi bileceğiz?’ dersiniz. Aslı şu ki, bu tür bilimsel çalışmaları yapmak ve bunu kontrol grupları ile karşılaştırmak oldukça zor. Çünkü özellikle iş ortamlarında kullanılan ödül sistemlerinde kalabalık topluluklara aynı kurallar, motivatörler ve benzer mantıklarda hazırlanmış hedef hesapları uygulanıyor. Ancak, maalesef her bir çalışan farklı şekilde motive oluyor. Bu durum da, benim gözümde hem yapılan çalışmanın kredibilitesini düşürüyor hem de genel olarak prim sistemlerinin sonuçlara olan katkısı hakkında şüpheye yol açıyor. Bu söylemden en iyi prim/ödül sisteminin her bir çalışanı tanıyarak nasıl motive olduğunu anlayarak kişiye özel tasarlanması gerekiyormuş gibi bir sonuç çıkıyor. Gerçekte de en doğru metod bu. Eğer çalışanları bu kadar iyi tanıyabiliyor olsak, kiminin ek gelirden, kiminin taltiften, kiminin sosyal statü artışından motive olduğunu anlayıp ona göre kişileri motive ederek en iyi performansı üretmelerini sağlayabiliriz. Mümkün mü? Büyük bir ekibiniz varsa değil. Bu durumda ne yapacağız?

Öncelikle prim/ödül sistemlerinin tamamlayıcı bir araç olduğunu iyi anlamak gerekiyor. Bir ekibin yönetimi sadece iyi tasarlanmış bir prim sistemine devredilemez. ‘Hedefi yakala-dıklarında süper prim kazanıyorlar, daha ne? Çalışsınlar işi yapsınlar’. Bu bir yönetim şekli değil. Bu şekilde ekibin büyük kısmını çok kısa zamanda kaybedersiniz ya da iş yapmadıkları için siz işten çıkarırsınız. Yönetim ve liderlik konusu son derece derin ve bunu başka bir yazıya bırakacağım ama iyi tasarlanmış prim sistemleri ekip liderlerinize ve size destek olacak bir araçtır.

PRİM/ÖDÜL SİSTEMİ NASIL İYİ TASARLANIR?

Bu konu çok geniş olmakla birlikte olmazsa olmaz bazı başlıklara değinmeye çalışacağım. Önce yapılmaması gerekenler. Aşağıdaki konuların bazıları bariz olmakla birlikte danışmanlık verdiğimiz şirketlerde sıklıkla karşılaştığım sorunlar :

İş tarifinin gerekliliğine prim vermeyin
Prim sistemlerinin ucunu açık bırakmayın : ‘Sen şu işi kotar, ödülünü alacaksın’ türü yaklaşımlar yerine ‘işi kotar’manın ve ödülün tarifi baştan yapılmalı. Ulaşılması imkansız hedefler : Yakalanması mümkün olmayan hedeflere ödül koymanızın çalışan açısından bir anlamı yok. ‘SMART’ kuralı genelde işe yarar. Fazlası ile karmaşık sistemler : İngilizce ‘Over engineered’ terimi bu konuyu iyi anlatıyor. Kısaca, çok fazla parametrenin olduğu sistemler çalışanlar tarafından sizin kadar iyi karşılanmıyor! Hedefin başarılmasının çalışana bağlı olmaması : Çalışanın hedefe ulaşmaktaki katkısı ne kadar az olursa sistem o kadar başarısız oluyor. Geçmişte çalıştığım çok uluslu bir şirkette, Türkiye’de muhasebe bölümünde çalışan ekibin prim sistemi, şirketin Avrupa’daki diğer 12 ülkenin tümleşik olarak nakit akış hedefini tutturmasına bağlı idi. Prim sisteminin bu çalışanların performansına katkısının çok yüksek olduğu söylenemez.

Prim sistemleri tasarlarken üzerinde durulması gereken temel konuları aşağıda özetlemeye çalışacağım.

Prim sistemi tanım olarak iş sonucu ile bağlantılı olmalı, sınırları belirlenmiş, süresi belirlenmiş, karşılıklı olarak anlaşmaya varılmış bir iş akdi gibi olmalı. İş yaşamında sonuçların dışında da çalışanları taltif etmeyi gerektiren durumlar mutlaka olmaktadır. Doğru davranışların ödüllendirilmesi, sürekli ve uzun süreli beklenen seviyede çalışma performansının ödülendirilmesi vb. Bu tür başarıları prim sisteminin konusu yapmak yerine tek seferlik ödüllerle veya takdirlerle bu tür durumları değerli kılın. Prim sistemi öncelikli olarak beklenenin üzerinde bir iş sonucunu taltif etmek için kullanılmalı. Zaten yapılmasını beklediğiniz iş için prim vermeyin. Buna örnek olarak herhangi bir alt sınır olmadan satıcılara ciro’nun %’si kadar prim veren şirketler gösterilebilir. Bu tür sistemler, maaşın tamamlayıcısı olarak görülür ve performans artışını gerçek anlamda desteklemez. Kuracağınız sistem olabildiğince basit, çalışanın kendi kendine hesaplayabileceği ve performans dönemi içerisinde hedefinin neresinde olduğunu ve ne kadarlık bir prim rakamına koştuğunu görebileceği şekilde olmalıdır.

Primlendirme dönemi işin nev’i ile uyumlu olmalıdır. Kısa süreli sonuçların primlendirmesi uzun dönemde yapılmamalıdır. Örnek olarak satış ekibi için prim sistemi yapılıyorsa, aylık hedefler koyduğunuz ekibin prim ödemeleri yıl sonunda olmamalıdır. Primin bir miktarı yıl sonunda toplu performansa bağlanabilir ama büyük kısmı ilgili dönemde ödenmelidir. Kurulan sistemde hedefler kişiye özel, aynı işi yapan kişiler ise sistem aynı olmalıdır. Hedeflerin nasıl hesaplandığının makul açıklaması bulunmalıdır. SMART hedefler çok işlenmiş ve neredeyse elli tane türevi üretilmiş olmasına rağmen iyi bir başlangıç noktası oluşturur.

Çalışanların en çok sıkıntı duydukları konuların başında şirketin ve yöneticilerin adaletli olması/olmaması gelir. Adalet konusu ise maaş, prim, terfi gibi hakların dağıtımda önem kazanır. Prim sistemlerinde adaletli olmanın yoku her bir çalışanın iş hedefine ulaşılması konusunda ki katkısı net olarak ölçümlenebiliyor olmasından geçer. Bu söylemesi kolay uygulaması zor konulardan biridir ancak unutulmaması gereken her çalışana eşit davranmak adil olmak anlamına gelmez!

Maaş / prim dengesi doğru şekilde kurulmalıdır. Bu denge, sistemin hangi fonksiyon için tasarlandığına ya da işin nev’ine göre değişecektir.

Her yöneticinin çalışanlarından temel beklentisi işin en doğru ve kaliteli şekilde yapılması, sorunların yaratıcı çözümlerle bertaraf edilmesi ve tekrarının önlenmesi ve günün sonunda hedeflerin başarılmasıdır. İyi tasarlanmış bir prim sistemi bu beklentilerin hayata geçmesi konusunda önemli bir yardımcıdır ama ne tek yöntemdir ya da en etkili olanı. İyi bir yönetici ve lider bu tür sistemleri başka yönetsel araçlarla birlikte kullanarak birlikte ekibinin beklentinin üzerinde sonuçlar getirmesini sağlamalıdır. Kısaca performans yönetimi kesinlikle prim sistemine yüklenmemelidir.